Wichtige Informationen

• Arbeitsbeginn : nächstmöglich
• Bewerbungsfrist : 20. Oktober 2024
• Befristung : unbefristet
• Vergütung : bis E 9b TVöD Bund
• Standort : Wildau
• Referenznummer : 61/24

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Das neue Zentrum für Künstliche Intelligenz in der Public Health Forschung (ZKI-PH) bietet ein einzigartiges Arbeits- und Forschungsumfeld: mit innovativen Methoden, einem internationalen Team und modernster Ausstattung setzen wir uns für die Gesundheit der Bevölkerung ein.

Unser Team ZKI-PH „Zentrum für Künstliche Intelligenz in der Public Health-Forschung“ freut sich auf Ihre Bewerbung!

Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an Personen mit einer anerkannten Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellte Personen (§ 2 Absatz 3 SGB IX).

Ihre Aufgabe bei uns

Unterstützung der Fachgebiete im ZKI-PH bei der Wahrnehmung von administrativen Aufgaben, insbesondere:

• Koordination von fachgebietsübergreifenden Aufgaben und Terminen, einschließlich der selbstständigen Organisation und inhaltlichen Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Telefonkonferenzen und Protokollführung
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, einschließlich eigenständiger Schriftgut- und Postfachverwaltung, Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Bearbeitung von Erlassberichten, Veranlassung der Veraktung und Laufwegorganisation
• Organisation des Bestellwesens, Unterstützung bei der Ressourcenverwaltung, der Raumplanung und der allgemeinen Büroorganisation im Sekretariat der Abteilung ZKI-PH
• Dienstreiseorganisation und -abrechnung
• Veranstaltungsmanagement sowie Unterstützung bei der Planung, Konzeption, Entwicklung und Koordination diverser Projektaktivitäten nach Anweisung der Abteilungs-/Fachgebiets-/Projektleitung
• Mitarbeit bei der Ausarbeitung von Vorträgen, Redaktion von Internetseiten, Erstellung und Einbindung von Referenzlisten bei wissenschaftlichen Publikationen, Recherche in elektronischen Literaturdatenbanken, sowie die redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Manuskripte in Deutsch und Englisch

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• ein erfolgreich abgeschlossenes Studium (FH-Diplom, Bachelor), vorzugsweise in einem verwaltungsnahen Studiengang

ODER

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachwirt/in, Fremdsprachensekretär/-in, Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder vergleichbar

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise in einer Wissenschaftseinrichtung oder im öffentlichen Dienst
• gute schreibtechnische Fähigkeiten und ein professioneller Umgang mit den MS Office-Programmen (Excel, Word, Power Point und Outlook)
• Kenntnisse im Umgang mit einem elektronischen Aktensystems (z.B. DMS) und einem elektronischen Beschaffungssystem (z.B. MACH) bzw. die Bereitschaft sich entsprechende Kenntnisse anzueignen
• Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C1, Englisch mind. C1

Wünschenswert

• Kenntnisse der relevanten Gesetze und Vorschriften
• Erfahrungen in der Personal- und Resourcenverwaltung, der Verwaltung sicherheitsrelevanter Unterlagen sowie Grundkenntnisse im Vergaberecht (Haushaltsplanung, Dienstreisen, Beschaffungen)
• Erfahrungen in der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Dokumente und Präsentationen 

Persönliche Kompetenzen

• Flexibilität im Umgang mit neuen und zusätzlichen Aufgaben
• Belastbarkeit und souveränes Auftreten in stressigen Arbeitssituationen
• Organisationsfähigkeit, besonders bei der Strukturierung der eigenen Arbeit
• Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten, auch in angespannten Situationen
• Teamfähigkeit mit vertrauenswürdiger und verlässlicher Zusammenarbeit
• Serviceorientierung und die Fähigkeit, sich auf die Bedürfnisse des Gegenübers einzustellen

Weitere Voraussetzungen

• Nachweis einer anerkannten Schwerbehinderung oder einer entsprechenden Gleichstellung
  (§ 2 Absatz 3 SGB IX)
• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich bei uns freuen

Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zur StellenID 1127412 / Referenznummer 61/24 bis zum 20. Oktober 2024 ausschließlich über Interamt.

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Zuletzt aktualisiert am 29.04.2024